Ca parte a procesului de digitalizare în relația cu autoritatea fiscală, proces care a luat avânt în ultimul an, entitățile încadrate în categoria contribuabililor mici (cei care nu sunt incadrati in categoria contribuabililor mijlocii sau mari) vor avea obligația depunerii Declarației 406 (SAF-T) începând cu 1 ian 2025.

SAF-T reprezintă un standard internațional emis de către OECD (Organizația pentru Cooperare Economică și Dezvoltare) utilizat pentru transferul electronic de date, în principal contabile și fiscale, de la entitățile ecomomice către autoritățile fiscale. Scopul urmărit de autorități este acela de a verifica conformarea fiscală a contribuabililor.

Declarația 406 este un fişier în format electronic, de tip .XML, care cuprinde date extrase în mod automat din sistemele informatice ale contribuabililor și transpuse într-un format standardizat.

Declarația este una foarte complexă și cuprinde urmaroarele secțiuni:

  • Antet;
  • Fișierele Master – cu mai multe subsectiuni (Conturi contabile, clienți, furnizori, produse, active, unități de măsură etc);
  • Registrul-jurnal;
  • Documentele sursă.

Extragerea corectă a datelor și a informațiilor (în format .xml) din sistemele informatice contabile reprezintă cea mai mare provocare pentru implementarea SAF-T de aceea sunt necesare activități premergătoare care să pregătească baza de date în vederea generării corecte a declarației. Mai ales în această etapă se va lucra într-o echipa formată din specialistul contabil, cel fiscal și cel în domeniul IT, fie că vorbim de personal intern sau extern.

Corectitudinea datelor raportate este deosebit de importantă având în vedere că ANAF le va compara cu cele existente în bazele sale de date, primite atât de la entitate (prin bilanț, declarații fiscale sau informative etc), cât și de la partenerii săi ori de la terți (Vama, diverse instituții etc).

Termenele de depunere sunt:

  • plătitorii de TVA:
    – lunar, până până în ultima zi calendaristică a lunii următoare, dacă au luna ca perioada fiscală a TVA;
    – trimestrial, până în ultima zi calendaristică a lunii următoare încheierii trimestrului, dacă au trimestrul/semestrul/anul ca perioada fiscală a TVA;
  • neplatitorii de TVA: trimestrial, până în ultima zi calendaristică a lunii următoare încheierii trimestrului.

Obligația vizează și persoanele nerezidente care sunt înregistrate în scopuri de TVA.

Vestea bună este că pentru primele raportări legislația prevede perioade de grație în funcție de situație:

  • plătitorii de TVA cu perioada de raportare luna:
    – 6 luni pentru prima raportare
    – 5 luni pentru a 2-a raportare
    – 4 luni pentru a 3-a raportare
    – 3 luni pentru a 4-a raportare
    – 2 luni pentru a 5-a raportare
  • plătitorii de TVA cu perioada de raportare luna și neplatitorii de TVA:
    – 3 luni pentru a prima raportare

Spre exemplu o societate plătitoare de TVA lunar va trebui să aibă depuse declarațiile 406 aferente perioadei ian-mai 2025 până cel târziu la 31 iulie 2025 inclusiv (pana la acest termen va depune si declarația pentru luna iunie 2025, care nu beneficiază de perioada de grație). Pe de altă parte o entitate care are trimestrul ca perioadă fiscală a TVA sau o entitate neplătitoare de TVA va depune declarația aferentă trim. I 2025 până la 31 iulie 2025 (pana la aceasta data va depune și declarația pentru trim. II 2025).

Trebuie subliniat că Subsecțiunea Produse (care cuprinde datele despre stocuri) se transmite obligatoriu la solicitarea și în termenul stabilit de ANAF, care nu poate fi mai mic de 30 zile calendaristice de la dată solicitării. Subsecțiunea Active (informații despre imobilizari) se va transmite obligatoriu până la termenul de depunere a situațiilor financiare anuale. Așadar nu trebuie interpretat că aceste două subsecțiuni se transmit în mod opțional, ci sunt obligatorii și, în plus, nu le sunt aplicabile perioadele de grație de mai sus.

Sancțiunea pentru nedepunerea declarației la termenele prevăzute de lege este amendă de la 1.000 lei la 5.000 lei. Depunerea incorectă sau incompletă se sancționează cu amendă de la 500 lei la 1.500 lei.

O serie de entități sunt exceptate de la depunerea declarației 406, de exemplu:

– persoanele fizice autorizate (PFA), întreprinderile individuale (II); întreprinderile familiale (IF), asociaţiile familiale (ASF);
– societăţile profesionale de avocaţi cu răspundere limitată (SPAR) şi cabinetele individuale de avocat, societăţile profesionale notariale şi birourile individuale notariale;
– cabinetele medicale individuale (CMI);
– societăţile profesionale practicieni în insolvenţă (SPI);
– instituţiile publice (PUB), autorităţile administrative.

Deși 31 iulie 2025 poate fi privit ca un termen destul de generos recomandăm totuși ca încă de pe acum entitățile vizate de această raportare să înceapă demersurile pentru implementare.  Alegerea unei soluții IT, reconcilierea datelor contabile, definirea nomenclatoarelor, testarea sunt etape care pot solicita resurse suplimentare de timp și financiare la nivelul entității. Trebuie subliniat că întârzierea implementării poate conduce la corectarea retroactivă a bazei de date ceea ce reprezintă o situație cu totul și cu totul de nedorit.

____________

Notă: Acte normative incidente:
– Ordonanța nr. 11/2021 pentru modificarea și completarea Legii nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală și reglementarea unor măsuri fiscale;
– Ordinul Președintelui ANAF nr. 1783/2021, privind natura informațiilor pe care contribuabilul/plătitorul trebuie să le declare prin fișierul standard de control fiscal, modelul de raportare al acestuia, procedura de transmitere, precum și termenele de transmitere și data/datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligați să transmită fișierul standard de control fiscal;
– OpANAF nr. 373/2022 – modifică anexa nr. 5 la Ordinul nr. 1.783/2021, ce are denumirea ”Data/Datele de la care categoriile de contribuabili/plătitori sunt obligați să transmită fişierul standard de control fiscal, precum şi categoriile de contribuabili/plătitori exceptate de la transmiterea fişierului standard de control fiscal”.